Aktiebok – o czym trzeba pamiętać gdy prowadzisz aktiebolag w Szwecji

Każda aktiebolag w Szwecji ma obowiązek prowadzić aktiebok, czyli rejestr akcji spółki. Ten rejestr w praktyce małych aktiebolag znajduje się często na kartce papieru w segregatorze lub też zapisany jest jako plik excel lub word w komputerze.

Rejestr można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W rejestrze znajdują się numery akcji, imiona i nazwiska oraz personnummery ich właścicieli lub też nazwa, adres i numer organizacyjny firmy, w przypadku gdy właścicielem akcji jest inny podmiot prawny (np. inna aktiebolag). W aktiebok podaje się też datę nabycia akcji przez właścicieli. 

Czasami znajdziemy tu też informacje szczególne, np. o rodzaju akcji czy o ograniczeniach w zbywaniu akcji (zapisane w bolagsordning).

Za prowadzenie aktiebok odpowiada zarząd (styrelse). Każda zmiana w strukturze właścicieli czy też fakt, że firma emituje nowe akcje musi od razu zostać odnotowana w aktiebok.

Poinformowanie zarządu o zmianach własnościowych spółki leży w obowiązku i interesie właściciela akcji i to on powinien dopilnować aby aktiebok została uaktualniona przez zarząd.

Aktiebok powinna być przechowywana przez co najmniej 10 lat od czasu zakończenia aktiebolag.

Aktiebok nie jest rejestrowana w Bolagsverket ale dane w niej zawarte są publiczne i każdy ma prawo do nich zajrzeć. 

Odpowiedzialność zarządu za prowadzenie aktiebok jest poważna i może w skrajnych wypadkach oznaczać nawet karę więzienia za złe zarządzanie rejestrem.

W aktiebok znajdują się informacje kto ma prawo głosować na zgromadzeniu akcjonariuszy (bolagsstämma) lub też otrzymać dywidendę.

Niestety bardzo wiele firm nie prowadzi, nie uaktualnia lub nawet nie wie gdzie jest aktiebok spółki. To z kolei może oznaczać duże problemy w przypadku sprzedaży spółki gdy tak naprawdę niewiadomo kto jest właścicielem spółki.

W przypadku zakupu gotowej spółki od tzw. lagerbolag właściciele otrzymują segregator z ważnymi dokumentami spółki, m.in. aktiebok. Warto sprawdzić czy ten dokument tam jest.

Zmiany w strukturze właścicieli powinny być też zgłaszane do Skatteverket. Pomocna jest tu strona verksamt.se. Zmiany można też zgłaszać na formularzu Ändringsanmälan. 

Warto zrobić rozeznanie czy aktiebolag sporządziła też aktiebrev. Sprzedaż akcji bez takiej kontroli może być ryzykowna. Posiadacz aktiebrev jest posiadaczem akcji spółki (nabywca spółki ma prawo otrzymać aktiebrev do ręki). 

Jeśli nie da się odnaleźć aktiebrev, można wnioskować do Bolagsverket o ich zniszczenie czy unieważnienie, ale to z kolei może zająć około roku.

I na sam koniec jeszcze informacja, że aktiebok to nie to samo co rejestr verklig huvudman prowadzony przez Bolagsverket.