Zorganizuj się

Dziś trochę inaczej – nie o księgowości ani podatkach a jednak też o czymś co może znacznie poprawić jakość życia nie tylko przedsiębiorcy. Zorganizuj się -:)

Każdy z nas ma swoje narzędzia do organizacji pracy. Wyciągamy kalendarz, aby zanotować rzeczy do zrobienia. Niektórzy użyją notatnika w telefonie, inni czystej kartki i długopisu.

To podświadomie ważne aby wyrzucić z głowy myśl, zadanie do zrobienia, aby poczuć się spokojniej, bo wtedy to ważne nie ucieknie, nie zaplącze się w natłoku rzeczy do zrobienia. Poza tym łatwiej będzie uniknąć sytuacji gdy kładąc się spać nagle rozbudzi cię myśl: “zapomniałam o tym” czy “miałam to zrobić”. 

Zapisane zadanie można też pogrupować nadając mu priorytet – tak jak w kwadracie Eisenhowera:
ważne i pilne, ważne ale niepilne
nieważne ale pilne, niepilne ale ważne 

Każdy z nas musi stworzyć sobie własny, zaufany system. Ja długo robiłam notatki ręcznie, grupowałam w zadania do zrobienia, by na koniec dnia skreślić zadanie z listy nadając mu w ten sposób status “zrobione”.

Do czasu, gdy mój mąż odkrył Trello – wspaniałe narzędzie do zapisywania zadań, do którego też można udzielić dostępu innym osobom, np. członkom rodziny czy zespołu w pracy.

Trello to bardzo proste rozwiązanie, a do tego można go używać za darmo. Zapisy na tablicach aktualizują się od razu, więc twoi wspólpracownicy mają do nich dostęp on line. Z Trello możesz korzystać na komórce i na komputerze.

Ja w moim Trello stworzyłam m.in. tablicę, “praca”, na której umieściłam zakładki z dniami tygodnia. Na koniec dnia pracy część zadań znajdzie się na mojej ulubionej zakładce – “zrobione”, a część z nich przesunę na do zrobienia w inny dzień.

W ciągu dnia, gdy wpadnie mi do głowy inspirująca myśl czy pojawi się nowe zadanie do zrobienia, a nie mogę skorzystać z Trello, nagram krótką wiadomość na dyktafonie lub skorzystam z kartki i długopisu gdy mam do tego dostęp. Potem uaktualnię moje Trello.

Każdy kto ma edytowalny dostęp do mojej tablicy może wprowadzać tam zmiany, przesuwać zadania między zakładkami lub wprowadzać notatki, komentarze, zapiski.

Od Filipa nauczyłam się też jaką oszczędnością czasu jest wysyłanie WhatsApp’em krótkich wiadomości głosowych. Zamiast stukać w klawiaturę telefonu biegnąc w myślach za informacjami, które chcę przekazać, o wiele prościej jest przytrzymać przycisk nagrywania i wysłać wiadomość głosową.
Mówimy szybciej niż piszemy. Poza tym to miłe usłyszeć głos bliskiej osoby w ciągu dnia 🙂