Jak długo przechowywać paragony i faktury w firmie w Szwecji?

Music: https://www.purple-planet.com

Dziś tematem są przepisy dotyczące przechowywania informacji księgowych w firmach, a także to, jak postępować z fakturami, rachunkami i paragonami. Jest to temat istotny dla każdego przedsiębiorcy i pracownika.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, informacje księgowe muszą być przechowywane przez siedem lat. To zasada obowiązująca we wszystkich firmach. Istotna jest też forma, w jakiej otrzymujemy te dokumenty. Jeśli faktury czy inne materiały dochodzą do firmy w formie papierowej, to powinny być przechowywane również w wersji papierowej. Jeśli zaś informacje dostarczane są elektronicznie, powinny być przechowywane w formie elektronicznej.

Jeśli chcesz zeskanować faktury papierowe to pamiętaj, że ustawa o rachunkowości stanowi, że wystarczy wtedy przechowywać fakturę papierową (oryginał) przez trzy lata, a zeskanowaną kopię przez siedem lat. To oznacza, że jesteśmy zwolnieni z konieczności trzymania faktur w formie papierowej przez cały okres siedmiu lat.

Kolejną istotną kwestią jest to, aby cała dokumentacja w firmie była przejrzysta, dostępna i uporządkowana. Każde wydarzenie biznesowe musi przejść weryfikację. Jeżeli pierwotna informacja wymaga przechowywania w innym miejscu niż wśród innych dokumentów księgowych, można utworzyć weryfikację referencyjną (verifikat). W takim przypadku weryfikacja referencyjna lub dokumentacja systemowa firmy musi zawierać informację o tym, gdzie przechowywany jest oryginał.

Coraz częściej pracownicy podczas dokonywania zakupów w imieniu firmy fotografują lub skanują rachunki i przesyłają je do pracodawcy. Czy zdjęcie lub zeskanowana kopia są dokumentem księgowym, czy też trzeba zachować oryginał paragonu?

W tej kwestii decyduje moment, w którym zdarzenie biznesowe miało miejsce. Według Bokföringsnämnden (szwedzkiej izby rachunkowej), istotne jest, czy pracownik działał we własnym imieniu czy w imieniu firmy. Jeżeli pracownik działał w imieniu firmy, to zdarzenie gospodarcze miało miejsce w momencie otrzymania przez pracownika oryginału paragonu. Wtedy pracownik musi użyć oryginału jako dokumentu księgowego, a dokument ten należy zachować przez okres archiwizacji.

Jeśli jednak pracownik nie działał w jej imieniu, a firma jest nadal odpowiedzialna za dany wydatek, to uważa się, że zdarzenie biznesowe miało miejsce w momencie zgłoszenia przez pracownika swoich wydatków. W takim przypadku dokumentem księgowym jest kopia cyfrowa.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych jest niezwykle istotna. Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentów może uchronić firmę przed ewentualnymi kłopotami podczas kontroli podatkowej czy audytu. Pamiętajmy, że każda firma ma swoje indywidualne potrzeby i specyfikę, dlatego warto konsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć potencjalnych błędów.

Ten artykuł pisałam 28 października 2023 i zawiera on dane aktualne na ten dzień. Są to moje przemyślenia, wnioski a nie porady prawne, księgowe czy doradztwo podatkowe.