Prezenty świąteczne dla pracowników i klientów – julgåva och julbord

Music: https://www.purple-planet.com

W okresie Świąt Bożego Narodzenia firmy często oferują swoim pracownikom i klientom prezenty świąteczne, organizują stół świąteczny, julbord.

Prezenty dla pracowników (julgåvor till anställda) zwykle podlegają opodatkowaniu. Stanowią one wynagrodzenie za wykonaną pracę. Istnieją jednak trzy wyjątki od tej zasady:
prezenty świąteczne (julgåvor),
prezenty rocznicowe (jubileumsgåvor) i
upominki pamiątkowe (minnesgåvor).

Prezenty bożonarodzeniowe o mniejszej wartości (maksymalnie za 500 kr brutto, czyli z momsem) są zwolnione z opodatkowania. Kwota wolnych od podatku prezentów bożonarodzeniowych wynosi 500 kr z VAT. Jest to kwota graniczna, co oznacza, ze jesli jeśli pracownik otrzyma droższy prezent, będzie musiał zapłacić podatek od całej kwoty. Pracodawca musi wówczas opłacać składki pracownicze (arbetsgivaravgifter) i potrącać podatek wstępny (prelimiärskatt) od wartości świadczenia.

Należy pamiętać, że wartość świadczenia obliczana jest w oparciu o wartość rynkową, czyli wartość dla pracownika. Jeśli pracodawca może uzyskać zniżkę przy dużych zakupach, brana pod uwagę będzie cena konsumpcyjna.

Poniżej prosty przykład:
Firma kupuje prezenty świąteczne po 500 kr za sztukę. Gdyby sam pracownik kupił ten sam przedmiot, kosztowałby on 550 kr. Wartość prezentu bożonarodzeniowego jest o 50 kr za wysoka i dlatego cała wartość rynkowa prezentu wynosząca 550 kr podlega opodatkowaniu.

Warto zwrócić uwagę na to, że punktem wyjścia jest to, że wszelkiego rodzaju prezenty poniżej wartości granicznej są dla pracownika wolne od podatku. Nie musi to więc być typowy prezent świąteczny.

To, czego nie można rozdawać bez podatku, to gotówka lub prezenty, które można utożsamić z gotówką. Karta podarunkowa, którą można wymienić na pieniądze, nie jest zatem objęta zwolnieniem podatkowym.

Jeżeli na prośbę pracownika pracodawca zamiast prezentu świątecznego przekaże pieniądze organizacji non-profit, pracownik musi zapłacić podatek od wartości prezentu tak samo jak od wynagrodzenia.

Skatteverket uznaje, że moms od prezentów świątecznych podlega odliczeniu w przypadku firmy, która prowadzi działalność podlegającą opodatkowaniu. Takie koszty (związane z personelem) są naturalną częścią działalności firmy.

Wiele firm zamiast kartek świątecznych i prezentów świątecznych dla kontaktów biznesowych decyduje się na przekazanie prezentu na cele charytatywne. Dla celów podatkowych jest to traktowane jako prezenty nie podlegające odliczeniu.

Świąteczny stół dla pracowników

Imprezę świąteczną dla pracowników regulują zasady reprezentacji wewnętrznej. Oznacza to, że nie przysługują wtedy odliczenia za serwowane posiłki i napoje. W przypadku prostszej konsumpcji (ciasta, bułki, owoce i kanapka) można przyznać ulgę w wysokości 60 kr brutto na osobę. W przypadku innych posilków, drozszych, istnieje mozliwosc odliczenia momsu ale tylko w przypadku wydatków do kwoty 300 kr brutto.

Dopuszczalne są również odliczenia w wysokości 180 kr bez momsu na osobę na pokrycie różnych kosztów dodatkowych, np. wynajem sali, dj’a, występów itp.

Dopuszczalne są także potrącenia kosztów członków rodziny pracownika lub emerytowanych pracowników, którzy uczestniczą w imprezie. Odliczenia są dozwolone wyłącznie w przypadku dwóch imprez na rok. Impreza bożonarodzeniowa nie podlega opodatkowaniu dla pracownika, niezależnie od tego, czy podlega odliczeniu dla pracodawcy, czy nie.

Jeśli zamiast wspólnego stołu wigilijnego pracodawca wyśle ​​pracownikom żywność do domu, jest to natomiast traktowane jako korzyść podlegająca opodatkowaniu.

Aby firma odniosła sukces w sprzedaży swoich produktów czy usług, musi reagować na opinie klientów i rozwijać swoją ofertę zgodnie z ich potrzebami. Częścią utrzymywania dobrych relacji z klientami są zwykle spotkania z nimi po to, aby omówić między innymi zakupy, produkty czy ich rozwój.

W okresie świąt Bożego Narodzenia firmy często kupują prezenty swoim klientom, aby utrzymać dobre relacje. Często pojawiającym się pytaniem jest zatem, czy koszty posiłków i prezentów można odliczyć od podatku w prowadzonej działalności gospodarczej.

Prezenty świąteczne dla klientów zwykle nie podlegają odliczeniu od podatku. Istnieje jednak kilka wyjątków.

Pierwsza sytuacja ma miejsce, gdy prezent jest wręczany jako prezent reprezentacyjny. Maksymalne odliczenie w tym przypadku wynosi 300 kr netto. Musi być jednak podarowany podczas spotkania wypadającego w pobliżu świąt Bożego Narodzenia.

Innym przykładem upominku podlegającego odliczeniu od podatku jest prezent reklamowy. Odliczenia z tytułu prezentów reklamowych są dozwolone w rozsądnej kwocie, ale nie większej niż 300 kr. Upominek promocyjny musi być prostym upominkiem o niewielkiej wartości i pozbawionym osobistego charakteru, zwykle musi także zawierać nazwę lub logo firmy.

Firma może wręczyć klientowi prezent nawet jeśli nie jest to upominek reklamowy. Konsekwencją tego jest to, że koszt ten nie podlega odliczeniu. Pamietaj, aby nie dawać prezentów o nadmiernej wartości. Droższe prezenty można uznać za łapówkę, a przekupstwo jest karane przepisami prawa.

Stół świąteczny na który firma zaprasza klienta w celu odbycia negocjacji handlowych lub rozmów z klientem uważa się za reprezentację zewnętrzną. Ponieważ odliczenia za wyżywienie i napoje związane z reprezentacją nie podlegają odliczeniu w firmie, w zeznaniu podatkowym spółki nie można dokonać odliczeń za taki julbord. Można natomiast odliczyć moms.

Jeśli zaprosisz kilku klientów na spotkanie bożonarodzeniowe w tym samym czasie, będzie to zwykle postrzegane jako brak negocjacji biznesowych lub spotkania z klientem. Firma musi zatem być w stanie wykazać, że spełniony został wymóg reprezentacji zewnętrznej, w przeciwnym razie moms nie będzie podlegał odliczeniu. Im więcej klientów uczestniczy, tym trudniej jest udowodnić powyższe.

Ten artykuł pisałam 15 listopada 2023 i zawiera on dane aktualne na ten dzień. Są to moje przemyślenia, wnioski a nie porady prawne, księgowe czy doradztwo podatkowe.